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Une fois que la demande d'asile a été enregistrée par l’OFPRA, le demandeur d'asile reçoit une convocation à un entretien.
La convocation
Procédure normale
La convocation à un entretien avec un officier de protection de l'OFPRA est adressée au demandeur par courrier ordinaire à sa dernière adresse postale connue. Afin de permettre au demandeur de s’organiser, la convocation est envoyée dans toute la mesure du possible au moins deux semaines à l’avance, et, le plus souvent, entre quatre et six semaines à l’avance.
À l'exception des entretiens par visioconférence, à la frontière, à l'antenne de BasseTerre ou en missions foraines, les entretiens se déroulent au siège de l'OFPRA, à Fontenay-sous-Bois en région parisienne.
L'Ofpra prend en compte, dans toute la mesure du possible, pour la fixation des dates de convocation, les éléments de vulnérabilité, la proximité ou l'éloignement géographique, le besoin d’effectuer des recherches documentaires préalables, la disponibilité d’un interprète dans la langue choisie et, le cas échéant, du sexe approprié.
Procédure accélérée
En l’absence de rétention, l’Office dispose d’un délai d’examen de 15 jours en vertu de l’article R. 723-4 du CESEDA. La convocation est envoyée dans des délais rapides par courrier ordinaire à la dernière adresse postale connue dans les jours qui suivent l’introduction de la demande à l’Ofpra. L’Office fait tout son possible pour que l’intervalle entre l’envoi de la convocation et la date de l’audition soit suffisant pour permettre au demandeur de recevoir son courrier, compte tenu de sa situation en matière d’hébergement et du fonctionnement des services et associations assurant la domiciliation postale des demandeurs d’asile (qui ne sont pas tous accessibles tous les jours ouvrés), et afin que l’intéressé organise son déplacement jusqu’au siège de l’Ofpra s’il ne réside pas en Île-de-France.
Procédure accélérée avec rétention
En cas de placement en rétention, le délai pour statuer est fixé à 96 heures à compter de la réception de la demande (article R. 723-4 du CESEDA). La convocation est émise le jour même de l’introduction de la demande ou le jour ouvré suivant en vue, en principe, d’une audition dans les 24 à 48 heures.
L’absence d’entretien
L’Office peut se dispenser de convoquer le demandeur à une audition dans les seuls cas énoncés à l’article L. 723-6 du CESEDA.
Procédure normale
En procédure normale, l’Office peut se dispenser d’un entretien :
- lorsqu’il s’apprête à prendre une décision reconnaissant la qualité de réfugié (à l’exclusion du bénéfice de la protection subsidiaire);
- lorsque des raisons médicales, durables et indépendantes de la volonté du demandeur, interdisent de procéder à l’entretien.
Procédure de réexamen
Lors de l’examen préliminaire de la demande de réexamen, l’Office peut ne pas convoquer à un entretien en vertu de l’article L. 723-16 du CESEDA en l'absence d'éléments nouveaux.
Absence non justifiée du demandeur
Quelle que soit la procédure, l’absence sans justification valable du demandeur à l’entretien qui lui a été fixé n’empêche pas l’Office de prendre valablement une décision sur sa demande. Dans cette hypothèse, avant de prendre la décision, l’Office vérifie qu’aucune erreur matérielle n’est intervenue lors de la convocation. En cas d’erreur imputable à l’Office, une nouvelle convocation est émise. En l’absence d’erreur de l’Office, l’information de non-changement d’adresse est consignée par écrit pour être versée au dossier.
La reconvocation
Cas d’absence justifiée
L’absence justifiée d’un demandeur d’asile à son entretien personnel donne lieu à une nouvelle convocation.
À l’inverse, l’absence sans motif légitime du demandeur, régulièrement convoqué à un entretien, ne fait pas obstacle à ce que l’Office puisse statuer sur sa demande ou prenne une décision de clôture. Le motif légitime de l’absence du demandeur correspond au motif indépendant de la volonté du demandeur et non prévisible. Dans tous les cas, le motif de l’absence doit être avéré : le demandeur doit communiquer un justificatif à l’Office qui en apprécie la validité. En cas de non présentation à l’entretien, un délai de 7 jours ouvrés est laissé au demandeur d’asile en procédure normale pour justifier de son absence. En procédure accélérée, ce délai est ramené à 4 jours.
Prise de décision
En cas d’absence non justifiée, l’Office peut statuer au regard des déclarations écrites contenues dans le formulaire de demande d’asile de l’intéressé. En cas de rejet de la demande, la décision de l’Office doit comporter :
- l’indication de l’absence à la convocation et les raisons pour lesquelles celle-ci est estimée injustifiée ;
- une analyse de la crédibilité de la demande d’asile ;
- une analyse du bien-fondé des craintes en cas de retour.
La visioconférence
L’entretien personnel peut se dérouler par visioconférence en raison de l’éloignement géographique du demandeur ou de sa situation personnelle, notamment lorsqu’il est dans l’impossibilité de se déplacer pour des raisons de santé ou familiales, ou est retenu dans un lieu privatif de liberté (article R. 723-9). Les locaux recevant les demandeurs d'asile sont préalablement agréés par le directeur général de l’Ofpra (cf. décisions du directeur général de l'ofpra du 5 novembre 2015).
Cette modalité particulière d’entretien répond aux garanties de confidentialité de l'entretien et de transmission fidèle des échanges entre l’officier de protection, le demandeur et le cas échéant l’interprète et le tiers. Chaque local donnant lieu à visioconférence fait l'objet d'une habilitation technique par le directeur général de l'OFPRA. Le demandeur d’asile doit être placé dans une situation équivalente à celle du demandeur d’asile entendu de vive voix.
Il appartient ainsi à l'OFPRA :
- d’informer le demandeur du respect de la confidentialité en début d'entretien;
- de veiller au respect des bonnes conditions d’audition et de visionnage tout au long de l’entretien. En cas de difficultés techniques, il revient à l'OFPRA de les régler dans les meilleurs délais. Si la difficulté persiste, l’officier de protection met fin à l’entretien, qui est reporté afin de permettre éventuellement la présence du demandeur dans les locaux de l’Office.
Lorsqu’un interprète est présent, celui-ci officie dans les locaux de l’Ofpra. En revanche, lorsque le demandeur souhaite être accompagné par un tiers, celui-ci est en principe présent à ses côtés.